Software ablösen, wann sich der Umstieg lohnt und was Anbieter dafür nennen
Ob sich der Umstieg lohnt, hängt an drei Dingen: was Sie heute im Jahr zahlen, wie viele Menschen von der alten Lösung abhängen und was passiert, wenn sie ausfällt. Anbieter nennen für ein einzelnes Werkzeug zwischen rund 1.500 und 25.000 €. Eine belastbare Zahl gibt es erst nach einem Blick auf Ihre Software.
Wann lohnt es sich, Software abzulösen?
Drei Dinge entscheiden. Erstens, was Sie heute im Jahr zahlen: Nutzer mal Monatsbetrag mal 12 ergibt Ihre Kosten pro Jahr. Ein angenommenes Beispiel, keine Marktangabe: 10 Nutzer mal 40 € im Monat mal 12 Monate sind 4.800 € im Jahr. Zusatzmodule und Cloud-Werkzeuge gehören mit in die Rechnung.
Zweitens, wie viele Menschen von der alten Lösung abhängen. Drittens, was passiert, wenn sie ausfällt. Läuft Ihr Ablauf auf einer Access-Datenbank, einer Excel-Tabelle oder einem Programm, das nur auf einem Rechner läuft, hängt der Betrieb an einer einzigen Stelle.
- Sie zahlen Lizenzen pro Nutzer und nutzen nur einen Teil der Funktionen
- Niemand traut sich mehr, an der Tabelle oder dem Programm etwas zu ändern
- Der Entwickler ist nicht mehr erreichbar, oder das Programm läuft nur noch auf einem Rechner
- Sie pflegen Daten doppelt, weil mehrere Programme nebeneinander laufen (Quelle 1)
Auch der Hersteller kann den Zeitpunkt vorgeben. Laut den Herstellerseiten von Microsoft zum Supportzeitraum endete der erweiterte Support für Access 2019 im Oktober 2025, der Support für Access 2021 endete im Oktober 2026, und der Support für Windows 10 Home und Pro wurde am 14. Oktober 2025 eingestellt (Quelle 5, Quelle 6 und Quelle 7). Das heißt nicht, dass Ihre Datenbank von heute auf morgen aufhört zu laufen. Es heißt, dass der Hersteller dafür keinen Support mehr leistet.
Was kostet individuelle Software laut Anbietern?
Die Tabelle zeigt, was Anbieter auf ihren öffentlichen Seiten für individuelle Software nennen, gelesen am 11.11.2026. Jede Zeile nennt den Betrag so, wie der Anbieter ihn nennt, und verlinkt die Quelle.
| Angebot und Quelle | Betrag |
|---|---|
| Business-Software, einmalige Entwicklung, meist (Stand September 2026) Quelle 1 | 1.500 bis 20.000 € |
| Laufende Kosten für Hosting, Wartung und Sicherheit Quelle 1 | rund 30 bis 300 € im Monat |
| Internes Tool für einen klar abgegrenzten Prozess (Angabe vom 8. Oktober 2026) Quelle 2 | ca. 7.000 bis 25.000 € |
| Fachanwendung mit eigenem Programmteil auf dem Server Quelle 2 | ca. 15.000 bis 60.000 € |
| Unternehmensweite Plattform Quelle 2 | ab ca. 60.000 € |
| Einzweck-Werkzeug (Angabe vom 29. Mai 2026) Quelle 3 | 8.000 bis 18.000 € |
| Geschäftsanwendung Quelle 3 | 18.000 bis 45.000 € |
| Plattform oder Spezialsystem Quelle 3 | 45.000 bis 250.000 € und mehr |
| Kleine interne Tools, laut Anbieter Orientierung und kein Festpreis (Angabe vom 19. Juni 2026) Quelle 4 | grob 5.000 bis 15.000 € |
Die Beträge sind nicht eins zu eins vergleichbar, weil Umfang, Nutzerzahl und Leistungen verschieden sind. Nicht jede Seite nennt, ob netto oder brutto gilt. Preise können sich ändern, maßgeblich ist die verlinkte Seite.
Für ein einzelnes Werkzeug nennen die Anbieter in der Tabelle zusammengenommen rund 1.500 bis 25.000 €. Das ist die Aussage und kein Mittelwert. Ein Anbieter schreibt selbst, seine Spannen seien Orientierung und kein Festpreis (Quelle 4). Der Betrag hängt also immer vom Einzelfall ab.
Was passiert mit meinen Daten beim Umstieg?
Ein Anbieter nennt Schnittstellen, Rollen und Rechte sowie die Datenübernahme als die größten Kostentreiber, weniger die Oberfläche (Quelle 2). Fragen Sie deshalb jeden Anbieter, ob die Datenübernahme im Betrag steckt.
Bei flowboxx läuft der Weg so: Export aus Ihrem alten Werkzeug, Prüfung mit Abgleich vorher und nachher, Übernahme in Ihre Web-App. Ihr altes Abo kündigen Sie danach selbst. Mehr dazu auf der Seite Wie kommen die Daten aus dem alten Programm in die neue Anwendung?
Wann sollten Sie nicht ablösen?
Nicht jede Software gehört ersetzt. Ein Anbieter schreibt, solange ein günstiges Standardtool die eigenen Abläufe gut abbilde, bleibe man dabei (Quelle 1). Ein anderer nennt für Standardaufgaben wie Buchhaltung, E-Mail oder Zeiterfassung bewährte Standardsoftware als fast immer die wirtschaftlichere Wahl (Quelle 2).
- Prüfen Sie zuerst, ob ein kleinerer Tarif oder weniger Module beim bisherigen Anbieter reichen
- Bei Software für Buchführung oder Lohn ist die Standardlösung häufig der bessere Weg
- Ist Ihr Ablauf selbst unklar, klären Sie ihn zuerst, bevor jemand ihn nachbaut
Was bedeutet ein Festpreis hier?
Ein Festpreis ist ein Betrag, der vor dem Start feststeht. Beim Nachbau einer Software hängt er davon ab, wie viele Menschen sie nutzen, welche Funktionen Sie brauchen und wie groß die Datenmenge ist. Deshalb nennen wir keine Pauschale. Den Festpreis nennen wir nach einem kurzen Vorgespräch, schriftlich und bevor wir anfangen. Die laufende Betreuung nennen wir im selben Gespräch als Monatsbetrag zuzüglich aktueller MwSt.
Bei jedem Angebot, das Sie einholen, lohnen dieselben Fragen:
- Ist beschrieben, welche Funktionen nachgebaut werden und welche nicht?
- Steckt die Datenübernahme im Betrag, und wie wird vorher und nachher abgeglichen?
- Wem gehört die Anwendung, und was passiert mit alten Lizenzbedingungen?
- Stehen die laufenden Kosten nach der Übergabe als eigener Betrag im Angebot?
Häufige Fragen
Anbieter nennen für ein einzelnes Werkzeug zwischen rund 1.500 und 25.000 €, für Fachanwendungen und Plattformen deutlich mehr (Quelle 1 bis Quelle 3). Eine belastbare Zahl gibt es erst nach einem Blick auf Ihre Software.
Wenn die Lizenzen über mehrere Jahre mehr kosten als der Nachbau samt laufender Betreuung. Rechnen Sie Nutzer mal Monatsbetrag mal 12, das sind Ihre Kosten pro Jahr, und stellen Sie dagegen, was Anbieter für einen Nachbau nennen.
Der Weg hat drei Schritte: Export aus Ihrem alten Werkzeug, Prüfung mit Abgleich vorher und nachher, Übernahme in die neue Anwendung. Fragen Sie jeden Anbieter, ob die Datenübernahme im Betrag steckt.
Wenn eine günstige Standardsoftware Ihre Abläufe gut abbildet oder wenn es um Standardaufgaben wie Buchhaltung, E-Mail oder Zeiterfassung geht, nennen Anbieter bewährte Standardsoftware als die wirtschaftlichere Wahl (Quelle 1 und Quelle 2).
Ein Festpreis ist ein Betrag, der vor dem Start feststeht. Beim Nachbau hängt er davon ab, wie viele Menschen sie nutzen, welche Funktionen Sie brauchen und wie groß die Datenmenge ist. Den Festpreis nennen wir nach einem kurzen Vorgespräch, schriftlich und bevor wir anfangen.
Quellen
Alle Quellen wurden am 11.11.2026 selbst abgerufen. Preise und Aussagen können sich ändern, maßgeblich ist die verlinkte Seite.
- Quelle 1: kjc-digital.de/kosten-business-software.php, Seite zu den Kosten von Business-Software, Stand September 2026, abgerufen am 11.11.2026
- Quelle 2: netzreich.de/wissen/was-kostet-individuelle-software-wirklich, Artikel zu den Kosten individueller Software, aktualisiert am 8. Oktober 2026, abgerufen am 11.11.2026
- Quelle 3: systempartnerhaus.de/wissen/was-kostet-individualsoftware, Artikel zu den Kosten von Individualsoftware, 29. Mai 2026, abgerufen am 11.11.2026
- Quelle 4: business.digital/magazin/excel-durch-software-ersetzen, Artikel zum Ersetzen von Excel durch Software, 19. Juni 2026, abgerufen am 11.11.2026
- Quelle 5: learn.microsoft.com/de-de/lifecycle/products/access-2019, Lifecycle-Seite Access 2019, abgerufen am 11.11.2026
- Quelle 6: learn.microsoft.com/de-de/lifecycle/products/access-2021, Lifecycle-Seite Access 2021, abgerufen am 11.11.2026
- Quelle 7: learn.microsoft.com/de-de/lifecycle/products/windows-10-home-and-pro, Lifecycle-Seite Windows 10 Home und Pro, abgerufen am 11.11.2026
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Stand 11. November 2026 · Enrico Oppel, Inhaber. Weitere Fragen und Antworten: Fragen und Antworten